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岗位职责
1 、礼貌接待来访客人,按人员出入管理规定办理外部来访人员的相关证件,对外来人员在前台的活动进行管理;
2 、对重要客人及时提供接待服务;
3 、公司通迅录的修改与完善,协助办理票务预订;
4 、按前台工作要求文明、礼貌、及时转接总机电话,相关人员不在时及时记录信息转告相关人员;
5 、会议室设施、设备的正常使用,会议室的保洁,对会议室进行安排与管理;
6 、协助经理拟定办公低值易耗品管理制度并贯彻执行;
7 、每月按各部门需求计划制定办公用品采购计划,根据实际需要确定合理库存量;
8 、对办公低值易耗品进行入库验收,按计划发放,每月编制部门办公用品月度费用报表;
9 、配合财务部门定期对库存进行盘点,提供库存数据,编制盘点报表;
10、及时办理借用手续,对外借的办公设备使用情况进行检查,及时收回外借的办公设备并进行验收;
11、及时收发文件、邮件(传真件、实物邮件、电子邮件等);
12、部门会议记录、会议纪要拟制,经理审核后下发相关人员,根据会议需要进行根据跟踪督办;
13、选取、播放广播系统音乐,发布广播信息,LED屏行政信息发布;
14、根据名片印制申请单,并及时印制名片;
15、根据用车申请单合理调派办公车辆,统计乘坐班车人员;
16、协助组织公司内部文化活动,协助办理企业内刊,配合人力资源部进行面试的登记及通知等基本工作。
任职资格
1、学历: 大专及以上学历,文秘、行政管理及相关专业;
2、职业经验: 应届毕业生,一年以上前台工作经验优先考虑;
3、职位要求:
英语四级以上;形象好、气质佳,身高165cm以上;熟悉接待礼仪,做事细心、认真,有一定的文字水平;
熟悉办公、后勤、行政接待工作;
熟练使用现代办公软件。