Purpose:  Assists the assistant to GM and other department members with departmental administrative duties. To make sure all caller and customers who come to Kiekert China have a good impression with Kiekert. 

Essential Duties and Responsibilities:

l Handle switchboard, receiving and transferring phone calls and transmitting messages in a professional.  

l Receive visitors and direct them to the appropriate personnel.

l Help our employees and our visitors for leaving or entering the country.  

l Sort and distribute incoming mails, documents, parcels and newspapers.   

l Make appointment, conference reservation, airline and hotel bookings when required.

l Manage the company conference room in a proper utilization and maintenance.

l Arrange the shuttle bus and cars coordinately.

l Order work lunch timely and coordinately on weekdays.  

l Ensure the timely supplement of pure water.

l Other specific jobs which are instructed from immediate supervisor. 

Qualifications:  To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily.  The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and/or ability required.  Reasonable accommodation may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

 Education/Experience

l Some college preferred – minimum college graduate. 

l Demonstrated proficiency in MS Office includes Word, PowerPoint, and Excel.

l Capable of working independently and also as a vital member of an administrative support team.  Good communication skills, and make arrangements coordinately. 

l Be familiar with the etiquette in reception. 

l Knowledge on ISO14001

l Experiences on administrative is preferred.

 Work Environment

  Office, sometimes need to go to workshop

Physical Demands

  Normal amount of sitting or standing, able to conduct normal amount of work at a computer.